Manajemen Organisasi

Memahami Organisasi

Oleh: Ongki Arista Ujang Arisandi

·      Pengertian Organisasi

Organisasi merupakan suatu wadah tempat berkumpulnya orang-orang (manusia) yang memiliki minat, bakat, tujuan atau cita-cita yang sama. Unsur-unsur utama yang terkait, dan akan mempengaruhi ataupun dipengaruhi oleh keberadaan organisasi adalah (4 M) :

A. Man (Manusia)

B. Methode (Sistem)

C. Money (Dana)

D. Material (Bahan)


·      Fungsi Organisasi

Dalam mencapai maksud dan tujuan organisasi, ada 4 fungsi organisasi yang sangat perlu diperhatikan berkaitan dengan manajemen organisasi, yakni:

A. Planning (perencanaan)

B. Organizing (pengaturan)

C. Accounting (pelaporan)

D. Controling (pengawasan)


A. Planning (perencanaan)

Hal yang berkaitan dengan rencana-rencana yang ingin disusun oleh pengelola organisasi.

1.    Rapat Kerja (pengurus organisasi atau kegiatan)

2.    Rapat Anggaran, (wujudnya daftar RKA) atau proposal kegiatan.


B. Organizing (pengaturan)

1.    Struktur Organisasi yang mampu menunjukkan bagaimana hubungan (relationship) antara organisasi/bagian/seksi yang satu dengan yang lain.

2.    Job Description yang jelas yang mampu menjelaskan tugas masing-masing bagian/seksi.

3.    Bentuk Koordinasi antar bagian dalam organisasi (misalnya ; Rapat Koordinasi antar bagian, atau rapat konsolidasi di akhir kepengurusan, dll)

4.    Penataan dan Pendataan Arsip & Inventaris Organisasi Harus diatur dan ditata dengan baik sesuai administrasi organisasi.


C. Accounting (pelaporan)

1.    Progress Report (Laporan Pengembangan Kegiatan)

Sebaiknya Progress Report ini dapat ditampilkan dalam bentuk laporan berbentuk tabel / matrix yang bisa dilihat orang setiap saat (contoh terlampir), biasanya kegiatan masih berlangsung ketika progress report disampaikan.

2.    Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) Kegiatan adalah Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) adalah laporan lengkap dari sebuah atau beberapa kegiatan yang telah selesai dilaksanakan organisasi, biasanya merupakan laporan hasil evaluasi dan anggaran yang dipergunakan selama satu periode kepengrusan atau suatu kegiatan yang telah dilaksanakan.


D. Controling (pengawasan)

Tugas wajib organisasi adalah pengawasan terhadap aktifitas organisasi ataupun realisasi kegiatan dan penggunaan anggaran.

1.    Pembagian Tugas Pengawasan

2.    Pendelegasian Wewenang(pembagian div.pengawasan)

3.    Pembuatan Rencana Kegiatan dan Anggaran serta Realisasi Kegiatan dan Anggaran (RKA)

4.    Pembukuan / dokumentasi atau kearsipan


·      Kegiatan Organisasi Kemahasiswaan

Keberadaan sebuah organisasi kemahasiswaan biasanya sesuai dengan visi dan misi Perguruan Tinggi(intra kampus) atau yang bersangkutan atau berdasarkan ideology dan kultur yang menaungi semisal PMII (ekstra kampus) dimaksudkan atas keterbukaan manajemen lembaga untuk menampung dan menyalurkan aspirasi, minat dan bakat mahasiswanya. Beberapa hal yang perlu dilakukan atau dimiliki suatu organisasi adalah:


a. Strukt ur Organisasi

Sebuah bagan yang dapat menjelaskan tentang kedudukan masing-masing pengurus serta hubungan antar bagian dalam organisasi.

b. Job Description

Selaku pengurus organisasi apalagi ketua organisasi, sudah selayaknya mengetahui fungsi dan tugas masing-masing seksi/bagian yang berada dibawah koordinasinya.

c. Rapat Kerja

Masing-masing organisasi perlu mengadakan raker sekurang-kurangnya 1 x dalam setahun, namun yang efektif adalah 2 x setahun (per semester). Dalam raker masing masing bagian/seksi mengajukan rencana kegiatan dan anggaran yang dibutuhkan.

d. Rapat Koordinasi

Sebelum melakukan suatu event/kegiatan suatu organisasi sangat perlu mengajak semua pihak yang terkait untuk membicarakan bagaimana teknik koordinasi antar bagian agar kegiatan yang akan digelar dapat terlaksana sesuai harapan.

e. Rapat Eval uasi

Hasilnya tertuang dalam progress report, maupun rujukan untuk LPJ.


f. Pertemuan Pimpinan Organisasi

Para pimpinan organisasi sesekali perlu melakukan pertemuan “gathering” (pembicaraan resmi dengan gaya santai).


·      Visi dan misi dalam organisasi

Visi adalah tujuan (cita-cita) yang ingin dicapai dalam organisasi. Sesuai dengan pengertian organisasi yang pasti memiliki sebuah tujan dan keinginan yang sama. Maka secara umum tujuan dalam organisasi biasanya dicantumkan dalam visi organisasi tersebut.

Misi itu adalah upaya atau langkah-langkah strategis kita yang disusun untuk mencapai visi yang kita tetapkan dengan arti mudah misi adalah metode yang digunakan untuk mencapai terhadap tujuan yang ada. Jadi kongkritnya visi dan misi tidak boleh terpisah dan berlawanan, visi dulu ditetapkan dan setelahnya misi yang dilakukan untuk mencapai visi tersebut.


·      Manajemen Organisasi sebagai Ilmu dan Seni


1. Manajemen sebagai ilmu

Ø  Berasumsi bahwa permasalahan dalam organisasi dapat didekati dengan cara masuk akal, logis, objektif, dan jalan yang sistematis.

Ø  Diperlukan teknis, diagnostik, dan ketrampilan-ketrampilan pengambilan keputusan dan teknik-teknik untuk memecahkan permasalahan.


2. Manajemen sebagai seni

Ø  Keputusan-keputusan dibuat dan memecahkan permasalahan melalui suatu bauran atau campuran intuisi, pengalaman, naluri; bakat, dan pengertian pribadi yang mendalam.

Ø  Diperlukan konseptual, komunikasi, hubungan antar pribadi, dan ketrampilan-ketrampilan manajemen waktu untuk memenuhi tugas-tugas berhubungan dengan aktivitas managerial.


3. Peran-Peran Manajemen

1. Peranan Hubungan Manusiawi (Interpersonal Roles)

2. Peranan Informasi (Informational Roles)

3. Peranan Pengambil Keputusan (Decision Roles)


·      Memahami Insan Organisatoris yang Sukses

Menjadi manajer memperhatikan:

Ø  Pendidikan

Ø  Pengalaman

Ø  Visi

Ø  Etika

Ø  Dimensi International


Referensi :

“Pedoman Praktis Manajemen Organisasi Kemahasiswaan “

pengarang :Melwin Syafrizal

Anatomi organisasi dan kepemimpinan pendidikan. pengarang : Prof.Dr.Abdul Aziz Wahab M,a

Dzikir,Pikir, Dan Amal Shaleh